Une conférence est une sorte de réunion qui parle d’un thème en particulier et qui regroupe un groupe de personnes ayant un lien professionnel. Celle-ci peut être organisée par des entreprises, des universités, des associations, ainsi que par tout type d’organisation qui souhaite aborder un sujet en particulier avec leurs employés ou leurs clients. Néanmoins, faire une conférence n’est pas une chose facile. Vous allez devoir faire preuve d’organisation afin qu’aucun détail ne vous échappe.

Quelles sont les étapes à suivre pour organiser une conférence ?

L’organisation d’une conférence doit être faite avec minutie, en tenant compte de tous les petits détails. Pour réussir à organiser une conférence, il est important de passer par quelques étapes importantes, à savoir :

  • fixer un budget : pour organiser une conférence, vous allez devoir établir un certain budget à dépenser. Ce dernier devra couvrir tous les frais, tels que les frais de location de la salle de conférence, les frais du matériel…etc. Si vous n’avez pas assez de moyens financiers, vous pouvez faire appel à un mécène, qui va vous donner une somme d’argent et contribuer à l’organisation de la conférence. En contrepartie, ce dernier aura le droit de mettre son nom et son logo sur les affiches ;
  • trouver un lieu : le choix de ce lieu dépendra de vos moyens financiers ainsi que du nombre des personnes qui seront conviées à assister à la conférence. Il est recommandé de choisir un endroit bien situé, que l’on peut trouver facilement. Ce dernier devra disposer de toutes les commodités nécessaires pour le bon déroulement de la conférence ;
  • établir le programme de la conférence : la conférence sera divisée en plusieurs séances, qui aborderont chacune un thème en particulier. La première séance sera une sorte de cérémonie d’ouverture, qui abordera essentiellement le thème principale de la conférence. Durant le deuxième jour, vous pouvez proposer plusieurs séances courtes, qui aborderont des thèmes variés, et pour clore la conférence en beauté, faites des quiz ou des jeux lors du dernier jour, afin de faire gagner des cadeaux aux participants ;
  • créer un événement sur Facebook : une fois que vous aurez fixé le lieu, la date et le programme de votre conférence, vous allez devoir attirer des participants. Pour cela, il suffit de créer un événement sur Facebook, avec le nom de la conférence ainsi que son programme. Ainsi, votre événement va atteindre un maximum de personnes susceptibles de s’intéresser à votre conférence.

Quelles sont les meilleures astuces pour bien organiser une conférence ?

Pour réussir l’organisation de votre conférence, vous allez devoir faire appel à un organisateur d’événement, ou monter une équipe avec vos collègues ou confrères, afin de faire contribuer tout le monde dans l’organisation. Il est conseillé d’organiser une conférence en groupe, afin de vous entraider et de diviser les tâches entre vous. Cela va vous aider à aller plus vite et à ne pas oublier les petits détails. Autre conseil, pensez à faire une check List, afin de vous assurer de réaliser toutes les tâches nécessaires à l’organisation de votre conférence. La clé d’une conférence réussie, réside dans son organisation.